Затраты — это стоимость ресурсов, использованных для достижения определённой цели. Затраты определяются объёмом использованных ресурсов (материальных, финансовых или трудовых). Для осуществления процесса управления менеджерам нужна не просто общая сумма затрат, а данные, которые соотносятся с конкретными целями и задачами, такими как: производство продукции, осуществление капитальных вложений, выполнение работ, функционирование конкретного подразделения и др. Без указания целей расходования средств понятие затрат становится неопределенным. Эти цели принято называть «объектами учета затрат».
Учёт затрат может осуществляться либо в рамках применяемой учетной системы как регулярный процесс, либо по требованию. Само собой, постоянный учёт затрат более дорогостоящая процедура, чем проводимый время от времени. Исходя из этого, решение об уровне детализации данных, представляемых системой на регулярной основе, принимается исходя из сопоставления издержек и доходов.
Экономически наиболее целесообразным подходом к построению системы учета затрат считается выделение типичных групп решений (контроль за трудозатратами или использованием сырья и материалов) и выбор соответствующих им объектов учета затрат (например, товар или подразделение).
Раньше учёт затрат ориентировался на достижение только одной цели — калькулирование для оценки запасов и определения прибыли. Однако, эти системы учёта затрат оказались неспособны предоставить в подходящей форме данные для других целей. Применяемые в наше время системы более сбалансированы. Вместе с решением традиционных задач они предусматривают обеспечение информационной базы для прогнозирования экономических последствий следующих решений:
- выпуск какого из товаров стоит продолжить либо прекратить;
- производить или закупать комплектующие;
- какая цена наиболее оправдана;
- стоит ли закупать предложенное оборудование;
- стоит ли изменить технологию и организацию производства;
- стоит ли закрыть конкретный цех или распустить рабочую смену.