В России используются три формы бухгалтерского учёта: журнально-ордерная, мемориально-ордерная и автоматизированная.
Журнально-ордерная форма учёта предусматривает использование ручного труда бухгалтера и применение средств малой вычислительной техники, таких как калькулятор, счёты. Записи ведутся согласно схеме: документ — регистр — форма отчётности.
В некоторых журналах-ордерах синтетический учёт объединён с аналитическим, что позволяет создание единой системы записей. Журналы-ордера могут вестись по кредиту одного или нескольких счетов. Ведущим признаётся кредитовый признак, так как все хозяйственные операции начинают фиксировать на кредитовой основе.
Основными преимуществами журнально-ордерной формы учёта являются:
- совмещение аналитического и синтетического учёта исключает необходимость применения промежуточных регистров;
- сокращение количества записей ускоряет документооборот;
- строгое подчинение регистров требованиям контроля и отчётности исключает необходимость выборки данных в конце отчётного периода;
- возможность широкого применения малой вычислительной техники, лучшее распределение обязанностей между бухгалтерами, улучшение организации и техники ведения учёта.
Несмотря на наличие некоторых преимуществ, журнально-ордерная форма учёта является бесперспективной, поскольку завязана на ручном труде бухгалтера.
Мемориально-ордерная форма учёта применяется в некоторых отраслях производства в разных вариантах, в зависимости от типов предприятий. Эта форма основана на составлении мемориальных ордеров, которые, в свою очередь, составляются на основании накопительных ведомостей. Мемориальные ордера регистрируются, что позволяет осуществлять контроль за их сохранностью и получать контрольную сумму оборота по всем счетам. Документы, на основе которых формируется мемориальный ордер, подшиваются и хранятся вместе с ним.
Мемориально-ордерная форма учёта имеет ряд недостатков:
- многократность записей;
- отрыв аналитического учёта от синтетического;
- сложность выявления ошибочных записей.
Таблично-автоматизированная форма учёта основана на использовании ЭВМ и прикладных бухгалтерских программ, обеспечивающих получение взаимосвязанной системы учётной информации. Данные документов переносят на электронные носители и используют для обработки на компьютерах. Подобный подход позволяет решить любые задачи бухгалтерского учёта. Учётные регистры, полученные на основании компьютерной обработки отвечают всем установленным требованиям.
Преимуществами применения автоматизированной формы бухгалтерского учёта являются:
- применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;
- возможность диалогового режима работы с компьютером;
- возможность выдачи информации по запросу;
- высвобождение времени учетных работников для усиления функций контроля и анализа.